DMS und ELAK für "kleine und mittlere Gemeinden" im Bezirk Krems

Projektstart: 04/2006
Projektende: 03/2007

Beteiligte Gemeinden

• Albrechtsberg an der Großen Krems
• Furth bei Göttweig
• Gedersdorf
• Gföhl
• Paudorf
• Rohrendorf bei Krems

Kleinregion

Kremstal

Themenfelder

• Verwaltung und Bürgerservice

Spezialkategorien

• Fonds für Kleinregionen: über den Kleinregionalen Entwicklungsfonds geförderte Pilotprojekte
• Digitalisierungsprojekte

Inhalt/Projektbeschreibung

Die Gemeinden Gföhl, Gedersdorf und Rohrendorf haben im Frühjahr 2005 eine Prozessanalyse durchgeführt, auf deren Basis nun in Kooperation mit weiteren Gemeinden und dem Gemeindeverband für Umweltschutz Krems der ELAK (Elektronischer Akt) für Gemeinden umgesetzt wird.

Im Vordergrund des Projekts steht die Effizienzsteigerung und Vereinfachung der Aktenverwaltung der Gemeinden.

Weitere Projektziele:  

• Schaffung einer Struktur zur kostengünstigen und raschen Einführung des elektronischen Akts (ELAK) und eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) für kleine Gemeinden oder Städte
• breite Einbindung der GemeindemitarbeiterInnen

Projektinhalte:  

• Stufenweise Untersuchung weiterer Verwaltungsabläufe mittels einer Prozessanalyse
• Abstimmungsgespräche mit Hardware- und Softwarefirmen für die Installation der Basissoftware
• Konfiguration von Office 2007 und Sharepoint Portal Server 2007 sowie Schaffung von „Government Office" für die VRV-Gruppen (Gruppen nach der Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung), Leistungsbereich, Leistungsgruppen
• Schrittweise Umsetzung von elektronisch geführten Verwaltungstätigkeiten
• ELAK-Anwendung: Import von gescannten Dokumenten, Einrichtung von mindestens fünf Prozessabläufen laut vorliegender Prozessdokumentation in der Stadtgemeinde Gföhl, Einspielen der konfigurierten Prozessabläufe in den restlichen sechs Gemeinden inkl. Schulung

2011 nutzen fünfzehn Gemeinden mit  37.000 EinwohnerInnen den „Elektronischen Akt für Städte und Gemeinden“.

Aktivitäten/Methoden

• Entwicklung des ELAK nach VRV-Gruppen, Leistungsbereich und Leistungsgruppen des Bundes
• Entwicklung eines Projektmodells mit ständiger Qualitätssicherung und Weiterentwick-lung von der Gemeindebasis
• Koordination (Bund, Land, Wirtschaft, Interessensvertretungen, Wissenschaft u.v.m.)
• „ELAK-GOVERNMENT-VERBUND“ - dieser Verein von Gemeinden soll die Rechte der ELAK-Gemeinden wahren und für die Verteilung der erarbeiteten Prozesse nach dem Schneeballprinzip an alle künftigen Gemeinden sorgen
• Schulungen und Erstellung von Informationsmaterial
• Abschlussworkshop

Projekterfolg/Empfehlungen

Erfolgsfaktoren:

• Zeitgewinn von bis zu 50% bei Aktenverwaltung und -suche
• Leichte Bedienung und einfache Erlernbarkeit im gewohnten EDV-Umfeld
• Informationen auf Knopfdruck
• Einfache Handhabung durch einheitliche Schnittstellen und Standards
• Mehr Servicequalität für BürgerInnen
• Der ELAK-GOVERNMENT-VERBUND gewährleistet, dass die Gemeinden im Schneeballsystem kostengünstig ständig neu untersuchte Prozesse und Workflows erhalten

Hemmfaktoren:

• Derzeit sind nur rund 25 % der Verwaltungstätigkeit erfasst
• Für eine vollständige „Ausrollung“ des ELAK gibt es eine gewisse Hemmschwelle mangels Vorliegen der erforderlichen Prozessanalyse
• Die Entscheidung für die „Elektronische Gemeindeverwaltung" ist stark von den handelnden Personen in den Gemeindestuben abhängig
• bestehende Informationsdefizite über die Vorteile eines Government-Office

Empfehlungen:
Die Einführung eines elektronischen Aktes mit 100%iger Erfassung aller Behördenerledigungen ist nur in gemeinsamer Zusammenarbeit sinnvoll und leistbar.

Kosten und Finanzierung

Gesamtkosten: EUR 32.200,-- inkl. MwSt.

Förderung:
EUR 15.000,-- Abteilung Raumordnung und Regionalpolitik

Kontakt zur Kleinregion

www.rm-waldviertel.at/17/Region_Waldviertel_Kleinregionen